This policy explains what personal data the Gerfera Member App and the Gerfera club collect about you, why we collect it, who we share it with, how we protect it, how long we keep it, and how you can have it deleted. It applies to the Gerfera Member App on Android and iOS, to app.gerfera.org, and to your use of our gym facilities.
Gerfera is the data controller for the personal data described here. You can reach us at any time:
| Data | Why we collect it |
|---|---|
| Identity and contact data — full name, email address, mobile number, national ID or Iqama number, date of birth, gender, branch. | To create and verify your membership, to identify you at the gym, to contact you about your membership, and to meet Saudi record-keeping and tax obligations. |
| Membership and activity data — membership plan, start and end dates, freeze periods, entry and exit history, class and personal-training bookings, product and service requests. | To operate your subscription, manage class capacity and waiting lists, and show you your own attendance and booking history. |
| Billing data — invoices, amounts, VAT, payment status and payment method used. | To issue the tax invoices required by Saudi law (ZATCA e-invoicing) and to keep your account in good standing. We do not store full card numbers; card payments are handled by the payment provider, not by us. |
| Profile photo — if you upload one in the app, or if the club adds one for you at the front desk. | To identify you at reception and to enable face entry (section 4). |
| Face template (biometric data) — if face entry is enabled for you. See section 4. | Solely to open the gym door for you. |
| Additional profile data — nationality, workplace, emergency contact (name, relationship and phone number), height and weight where recorded, and notes the club adds to your membership record. | To operate your membership, reach someone you designate in an emergency, and deliver training services safely. |
| Documents on your record — files you or the club attach to your membership, such as a copy of your ID or Iqama or a medical letter. | Kept on your membership record where needed for registration or for training safely; deleted with your account (section 7). |
| Device data — push notification token and device platform (Android or iOS). | To deliver the notifications you have enabled (booking reminders, invoice notices, club announcements) to the right device. |
| Account credentials — the password you set, stored only as a salted one-way hash. Until you set one, your account signs in with a default credential (see our support page) — we recommend setting your own password right away. | To let you sign in securely. |
We do not collect your precise location, your contacts, your calendar, your messages, your microphone, or your browsing activity outside our own app. We do not sell your personal data, we do not share it for third-party advertising, and we do not build advertising profiles. We may send you messages about your own membership — such as renewal reminders, or a club offer if your membership lapses — and you can ask us to stop promotional messages at any time (section 11).
The app asks for camera or photo-library access only when you choose to set or change your profile photo. The image is uploaded to your Gerfera membership record. If you decline the permission, every other part of the app continues to work.
Face entry is optional and exists for one purpose only: opening the gym door for you. It can be set up in two ways — you can opt in yourself inside the app (Profile → Face recognition), or the club can enable it for you at the front desk when your profile photo is added or updated. In both cases your profile photo is used to create a face template in our access-control system (Suprema BioStar 2). If you do not want face entry, tell reception or remove it in the app at any time.
We share the minimum data necessary with the following service providers, each of which processes it only on our documented instructions and may not use it for its own purposes:
| Provider | What it receives | Purpose |
|---|---|---|
| Suprema BioStar 2 (access control) | Name, phone number, gender, date of birth, membership status and validity dates, a member identifier (this may be your national ID or Iqama number), and your face template if face entry is enabled | Gym door access |
| Google Firebase Cloud Messaging | Push notification token, message content | Delivering push notifications to your device |
| Meta WhatsApp Business | Mobile number, message content | Service and club messages such as invoice notices, announcements and renewal offers |
| SNDR | Email address, message content | Transactional email such as your welcome message |
| Payment and instalment (BNPL) providers | Name, mobile number, email, amount, what the payment is for (such as the plan name), and basic account information such as how long you have been a member | Checking instalment eligibility when the app shows you payment options, and processing a payment you initiate |
| Amazon Web Services (hosting) | All data described in this policy, as the infrastructure hosting our servers and database | Secure hosting of our systems |
| Google Drive (backup storage) | Nightly backup copies of our database | Disaster recovery. Backups are kept for 30 days, then deleted automatically (section 8) |
We also disclose data where Saudi law requires it — in particular tax invoice data reported to the Zakat, Tax and Customs Authority (ZATCA) — or where necessary to establish, exercise or defend a legal claim. We do not share your data with anyone else.
We apply the following safeguards to the data described above:
No system can be guaranteed perfectly secure, but if a breach affecting your personal data occurs we will notify you and the competent Saudi authority as required by the Personal Data Protection Law.
You can delete your account yourself, from inside the app, at Profile → Delete my account. You can also ask us to delete it by writing to privacy@gerfera.org. Full instructions are on our account deletion page.
| Data | Retention |
|---|---|
| Identity, contact, membership and activity data | For as long as your membership is active, then erased or de-identified 30 days after account deletion (section 7). |
| Face template | Until you remove it, or until your account is deleted — whichever comes first. |
| Push notification token | Removed when the app deregisters it (for example when you sign out), and deleted automatically once it stops working — for example after you uninstall the app or disable notifications. |
| Backup copies | Each nightly backup is deleted automatically after 30 days. |
| Tax invoices | Retained for the period Saudi law requires (ZATCA — currently six years). After erasure they are no longer linked to your identity. |
The Gerfera Member App is not directed to children. Registration in the app requires a date of birth showing you are at least 16 years old, and the app rejects registrations below that age; we do not knowingly collect personal data from anyone under 16 through the app. If you believe a child under 16 has an app account, write to privacy@gerfera.org and we will delete it.
Your data is stored on our servers, which are hosted with Amazon Web Services outside the Kingdom of Saudi Arabia, and is processed by the providers listed in section 5, some of which also operate outside the Kingdom. Where data leaves the Kingdom, we transfer only what the provider needs to deliver its service and rely on the safeguards permitted by the Personal Data Protection Law and its implementing regulations.
Under the Saudi Personal Data Protection Law (PDPL) you have the right to be informed about how your data is used, to access a copy of it, to request correction of inaccurate data, to request its destruction, and to withdraw a consent you previously gave — including your consent to face recognition — and to ask us at any time to stop sending you promotional messages. To exercise any of these rights, contact privacy@gerfera.org. We respond within 30 days. If you are not satisfied with our response you may complain to the Saudi Data and Artificial Intelligence Authority (SDAIA).
If we change this policy we will update the "Last updated" date at the top of this page and, where the change is material — for example a new category of data or a new purpose — we will notify you in the app or by email before it takes effect. Continued use of the app after a change means you accept the updated policy. Earlier versions are available on request.
Gerfera — Kingdom of Saudi Arabia
Privacy: privacy@gerfera.org
Support: support@gerfera.org · +966 55 173 0888
See also our Terms of Service, Support page, and account deletion instructions.
توضّح هذه السياسة البيانات الشخصية التي يجمعها تطبيق جيرفيرا للأعضاء ونادي جيرفيرا عنك، وسبب جمعها، ومع من نشاركها، وكيف نحميها، وكم نحتفظ بها، وكيف يمكنك حذفها. وتسري على تطبيق جيرفيرا للأعضاء على أندرويد و iOS، وعلى موقع app.gerfera.org، وعلى استخدامك لمرافق النادي.
جيرفيرا هي الجهة المتحكّمة في البيانات الشخصية الموضّحة هنا. يمكنك التواصل معنا في أي وقت:
| البيانات | سبب الجمع |
|---|---|
| بيانات الهوية والتواصل — الاسم الكامل، البريد الإلكتروني، رقم الجوال، رقم الهوية الوطنية أو الإقامة، تاريخ الميلاد، الجنس، الفرع. | لإنشاء عضويتك والتحقق منها، وللتعرّف عليك داخل النادي، وللتواصل معك بشأن عضويتك، وللوفاء بمتطلبات حفظ السجلات والالتزامات الضريبية في المملكة. |
| بيانات العضوية والنشاط — خطة العضوية، تواريخ البداية والنهاية، فترات التجميد، سجل الدخول والخروج، حجوزات الحصص والتدريب الشخصي، طلبات المنتجات والخدمات. | لتشغيل اشتراكك، وإدارة سعة الحصص وقوائم الانتظار، ولعرض سجل حضورك وحجوزاتك لك. |
| بيانات الفوترة — الفواتير والمبالغ وضريبة القيمة المضافة وحالة الدفع وطريقة الدفع المستخدمة. | لإصدار الفواتير الضريبية التي يفرضها النظام السعودي (الفوترة الإلكترونية — هيئة الزكاة والضريبة والجمارك)، وللحفاظ على انتظام حسابك. لا نخزّن أرقام البطاقات كاملة؛ فمدفوعات البطاقات تعالجها جهة الدفع لا نحن. |
| صورة الملف الشخصي — إذا رفعتها في التطبيق، أو إذا أضافها لك النادي في الاستقبال. | للتعرّف عليك في الاستقبال، ولتمكين الدخول بالوجه (القسم ٤). |
| قالب الوجه (بيانات حيوية) — إذا فُعّل الدخول بالوجه لعضويتك. راجع القسم ٤. | لغرض وحيد هو فتح باب النادي لك. |
| بيانات إضافية في ملفك — الجنسية، جهة العمل، جهة اتصال للطوارئ (الاسم وصلة القرابة ورقم الهاتف)، الطول والوزن إن سُجِّلا، وملاحظات يضيفها النادي إلى سجل عضويتك. | لتشغيل عضويتك، وللتواصل مع من تحدّده عند الطوارئ، ولتقديم خدمات التدريب بأمان. |
| مستندات على سجلك — ملفات ترفقها أنت أو النادي بعضويتك، مثل نسخة من الهوية أو الإقامة أو تقرير طبي. | تُحفظ في سجل عضويتك عند الحاجة إليها للتسجيل أو لسلامة التدريب، وتُحذف مع حسابك (القسم ٧). |
| بيانات الجهاز — رمز الإشعارات ونوع النظام (أندرويد أو iOS). | لإيصال الإشعارات التي فعّلتها (تذكير الحجوزات، إشعارات الفواتير، إعلانات النادي) إلى الجهاز الصحيح. |
| بيانات الدخول — كلمة المرور التي تعيّنها، وتُخزَّن كبصمة تشفير أحادية الاتجاه فقط. وقبل أن تعيّن كلمة مرور خاصة بك يسجّل حسابك الدخول ببيانات دخول افتراضية (راجع صفحة الدعم) — وننصحك بتعيين كلمة مرورك الخاصة فوراً. | لتمكينك من تسجيل الدخول بأمان. |
لا نجمع موقعك الدقيق، ولا جهات اتصالك، ولا تقويمك، ولا رسائلك، ولا الميكروفون، ولا نشاط تصفّحك خارج تطبيقنا. ولا نبيع بياناتك الشخصية، ولا نشاركها لأغراض إعلانات الغير، ولا نبني ملفات إعلانية. وقد نرسل لك رسائل تخص عضويتك أنت — كتذكير بالتجديد، أو عرض من النادي عند انتهاء اشتراكك — ويمكنك طلب إيقاف الرسائل الترويجية في أي وقت (القسم ١١).
يطلب التطبيق إذن الكاميرا أو مكتبة الصور فقط عندما تختار تعيين صورة ملفك الشخصي أو تغييرها، وتُرفع الصورة إلى سجل عضويتك. وإذا رفضت الإذن يستمر باقي التطبيق في العمل بالكامل.
الدخول بالوجه اختياري وغرضه واحد فقط: فتح باب النادي لك. ويمكن تفعيله بطريقتين — إما أن تفعّله بنفسك داخل التطبيق (الملف الشخصي ← التعرف على الوجه)، أو يفعّله لك النادي في الاستقبال عند إضافة صورة ملفك الشخصي أو تحديثها. وفي الحالتين تُستخدم صورة ملفك الشخصي لإنشاء قالب وجه في نظام التحكم بالدخول (Suprema BioStar 2). وإذا كنت لا ترغب في الدخول بالوجه، أخبر الاستقبال أو أزِله من التطبيق في أي وقت.
نشارك الحد الأدنى اللازم من البيانات مع مزوّدي الخدمة التالين، ويعالج كلٌّ منهم البيانات وفق تعليماتنا الموثّقة فقط ولا يجوز له استخدامها لأغراضه:
| المزوّد | ما يستلمه | الغرض |
|---|---|---|
| Suprema BioStar 2 (التحكم بالدخول) | الاسم، رقم الجوال، الجنس، تاريخ الميلاد، حالة العضوية وتواريخ سريانها، معرّف العضو (وقد يكون رقم الهوية أو الإقامة)، وقالب الوجه إذا كان الدخول بالوجه مفعّلاً | الدخول إلى النادي |
| Google Firebase Cloud Messaging | رمز الإشعارات ومحتوى الرسالة | إيصال الإشعارات إلى جهازك |
| Meta WhatsApp Business | رقم الجوال ومحتوى الرسالة | رسائل الخدمة والنادي كإشعارات الفواتير والإعلانات وعروض التجديد |
| SNDR | البريد الإلكتروني ومحتوى الرسالة | البريد الإلكتروني الخدمي كرسالة الترحيب |
| مزوّدو الدفع والتقسيط | الاسم، الجوال، البريد، المبلغ، وصف ما يُدفع مقابله (كاسم الخطة)، ومعلومات أساسية عن الحساب كمدة عضويتك | التحقق من أهلية التقسيط عندما يعرض التطبيق خيارات الدفع، ومعالجة عملية دفع تبدؤها أنت |
| Amazon Web Services (الاستضافة) | جميع البيانات الموضّحة في هذه السياسة، بوصفه البنية التحتية التي تستضيف خوادمنا وقاعدة بياناتنا | الاستضافة الآمنة لأنظمتنا |
| Google Drive (تخزين النسخ الاحتياطية) | نسخ احتياطية ليلية من قاعدة بياناتنا | التعافي من الكوارث. تُحفظ النسخ 30 يوماً ثم تُحذف تلقائياً (القسم ٨) |
كما نفصح عن البيانات عندما يوجب النظام السعودي ذلك — وبخاصة بيانات الفواتير الضريبية المُبلَّغة إلى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك — أو عند الضرورة لإثبات حق قانوني أو ممارسته أو الدفاع عنه. ولا نشارك بياناتك مع أي جهة أخرى.
نطبّق الضمانات التالية على البيانات الموضّحة أعلاه:
لا يمكن ضمان أمان أي نظام ضماناً مطلقاً، ولكن في حال وقوع اختراق يمسّ بياناتك الشخصية سنُبلغك ونُبلغ الجهة المختصة في المملكة وفق ما يوجبه نظام حماية البيانات الشخصية.
يمكنك حذف حسابك بنفسك من داخل التطبيق عبر الملف الشخصي ← حذف حسابي، أو بطلب الحذف عبر privacy@gerfera.org. والتفاصيل الكاملة في صفحة حذف الحساب.
| البيانات | مدة الاحتفاظ |
|---|---|
| بيانات الهوية والتواصل والعضوية والنشاط | طوال سريان عضويتك، ثم تُمحى أو تُنزع هويتها بعد 30 يوماً من حذف الحساب (القسم ٧). |
| قالب الوجه | حتى تزيله أنت أو يُحذف حسابك، أيّهما أسبق. |
| رمز الإشعارات | يُزال عندما يلغي التطبيق تسجيله (كما عند تسجيل الخروج)، ويُحذف تلقائياً متى توقف عن العمل — كما بعد حذف التطبيق أو تعطيل الإشعارات. |
| النسخ الاحتياطية | تُحذف كل نسخة احتياطية ليلية تلقائياً بعد 30 يوماً. |
| الفواتير الضريبية | تُحفظ للمدة التي يفرضها النظام السعودي (هيئة الزكاة والضريبة والجمارك — حالياً ست سنوات)، ولا ترتبط بهويتك بعد المحو. |
تطبيق جيرفيرا للأعضاء غير موجَّه للأطفال. ويشترط التسجيل عبر التطبيق تاريخ ميلاد يثبت أن عمرك 16 سنة فأكثر، ويرفض التطبيق أي تسجيل دون ذلك؛ ولا نجمع عن علم عبر التطبيق بيانات شخصية لمن هم دون 16 سنة. وإذا كنت تعتقد أن طفلاً دون 16 سنة لديه حساب في التطبيق، راسلنا على privacy@gerfera.org وسنحذفه.
تُخزَّن بياناتك على خوادمنا المستضافة لدى Amazon Web Services خارج المملكة العربية السعودية، وتُعالَج لدى المزوّدين المذكورين في القسم ٥، وبعضهم يعمل خارج المملكة أيضاً. وحيثما خرجت البيانات من المملكة، لا ننقل إلا ما يحتاجه المزوّد لتقديم خدمته، ونعتمد على الضمانات التي يجيزها نظام حماية البيانات الشخصية ولائحته التنفيذية.
بموجب نظام حماية البيانات الشخصية السعودي لك الحق في العلم بكيفية استخدام بياناتك، والوصول إلى نسخة منها، وطلب تصحيح غير الصحيح منها، وطلب إتلافها، وسحب أي موافقة سبق أن منحتها — بما في ذلك موافقتك على التعرّف على الوجه — وطلب إيقاف الرسائل الترويجية في أي وقت. ولممارسة أيٍّ من هذه الحقوق تواصل مع privacy@gerfera.org، ونردّ خلال 30 يوماً. وإذا لم تقتنع بردّنا يحق لك تقديم شكوى إلى الهيئة السعودية للبيانات والذكاء الاصطناعي (سدايا).
عند تعديل هذه السياسة سنحدّث تاريخ «آخر تحديث» أعلى الصفحة، وإذا كان التعديل جوهرياً — كإضافة فئة بيانات جديدة أو غرض جديد — سنُبلغك داخل التطبيق أو عبر البريد الإلكتروني قبل سريانه. ويعني استمرارك في استخدام التطبيق بعد التعديل قبولك للسياسة المحدّثة. والنسخ السابقة متاحة عند الطلب.
جيرفيرا — المملكة العربية السعودية
الخصوصية: privacy@gerfera.org
الدعم: support@gerfera.org · +966 55 173 0888
اطّلع أيضاً على شروط الخدمة وصفحة الدعم وتعليمات حذف الحساب.